ORGANIGRAMAS

Para Terri:

Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

Melinkoff:

Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos.

Benjamín Franklin:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Guillermo Gómez Ceja:

Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan.

Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:

Una manera característica de describir la estructura es por medio del organigrama impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicación formales de la organización. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No es una representación exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra sólo algunas relaciones aun en el nivel de la organización formal, y ninguna en la organización informal.

Koontz, Harold:

Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.

Munch Galindo y García Martínez:

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una

organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Reyes Ponce, Agustín:

Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.

Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente:

"Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva."

Otro autor expone su concepto de esta forma:

"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente."


Clasificación de los Organigramas


Según La Forma y Disposición Geométrica

1 Organigramas Verticales: son los más usados, representan con toda finalidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su jerarquía de arriba hacia abajo.

2 Organigramas Horizontales: son una modalidad de los organigramas verticales, representan una estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposición de izquierda a derecha.

3 Organigramas Escalares: en este se utilizan líneas encima en los cuales se colocan los nombres de los diferentes departamentos en forma jerarquica. A su vez estos son delineados asimetricamente con los nombres del personal involucrado.

4 Organigramas Circulares: las unidades o niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de adentro hacia afuera en orden de importnacia.


Según Su Finalidad

1 El Analítico: es un organigrama detallado y completo ya que trata de resumir todas las unidades y relaciones a los fines de facilitar un análisis.

2 El Sintético: este organigrama contienen todo indispensable para dar una idea de la estructura de la empresa ya que señala las principales unidades organizacionales y las relaciones formales, está destinado al público en general.

3 Suplementario: son ccomplementos de los analíticos, se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma más detallada.

Diagrama de Flujo

Un Diagrama de Flujo es una representación gráfica que muestra todos los procedimientos o pasos de un proceso. (Proveen una excelente documentación de un programa y puede ser herramienta útil para examinar cómo varios pasos del proceso están relacionados entre sí).Se utilizan símbolos fácilmente reconocibles para representar el tipo de procesamiento realizado.

Con los diagramas se pueden descubrir fallas que son fuentes de problemas potenciales.

Personas que conocen el proceso de las funciones a las cuales se les debe realizar un diagrama de flujo se reúnen para:

1 Dibujar un diagrama de flujo con los pasos que el proceso actualmente sigue.

2 Dibujar un diagrama de flujo con los pasos que el proceso debería seguir si todo funcionara correctamente.

3 Comparar los dos gráficos para encontrar las diferencias, porque allí es donde aparecen los problemas.

4 Hacer las recomendaciones pertinentes para que el proceso sea adecuadamente corregido.

Importancia de los Diagramas de Flujo

Son de gran importancia, porque nos dan información de cómo se están ejecutando los procedimientos, la forma del flujo de la información así de los recursos de que se disponen.

Los hechos son recopilados en forma de gráficos que detallan en forma sencilla los diferentes trabajos o servicios que se prestan, para que así puedan ser atendidos por todos los componentes del sistema.

Al finalizar los diagramas es posible detectar amplios campos de perfeccionamiento potencial y lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el rumbo; señalando las áreas donde es mayor la posibilidad de mejora.

En general cualquier diagrama de flujo tiene como objetivo primordial, es señalar de forma clara y simple por medio de gráficas la forma mas adecuada de realizar un proceso, seguir un procedimiento, descubrir los componentes principales de una organización y la de resolver cualquier problema que se pueda presentar de una manera lógica de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Influencia de los Organigramas y los Diagaramsa de Flujo en los Procedimientos Administrativos

Cada persona que supervisa, dirige o administra las actividades de equipos de trabajo (anteriormente llamados subordinados) tiene en su trabajo una responsabilidad inheente a la forma y medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo.

La dirección de una empresa abarca decidir lo que se va a hacer, hacerlo y después lo que se ha hecho. Estas herramientas le permitiran al administrador la identificación de las consideraciones, conocer la situación, el alcance e indole del trabajo que se está realizando.

Dentro de las consideraciones se pueden señalar:

a) Qué se va a hacer: objetivos, políticas, especificaciones de servicios, productos etc.

b) Quién lo va a ejecutar: delegación de autoridad, división y coordinación de trabajo y relaciones fundamentales.

c) Cómo se va a ejecutar: procedimientos, métodos, manuales de trabajo.

d) Recursos necesarios: abastecimiento, manteniminto, factor humano.

e) Ejecución de todas las actividades: puesta en marcha.

f) Resultados obtenidos: informes y estadísticas sobre la producción, comparando los resultados obtenidos con los proyectados.

g) Revisión de la calidad, medición de trabajo, auditorias.

h) Consideraciones de mejoras de los procedimientos.

De acuerdo a la finalidad del uso de un organigrama o de un diagrama de flujo, éstos sirven en los procedimientos productivos para la mejorar la planificación, dirección y control de cualquier estructura empresarial, ya que suministraran información de forma rápida de la estructura organizacional, los procemientos productivos, niveles de autoridad y resonsabilidad de los diferentes entes que la conforman, y así aplicar los correctivos que de acuerdo a las necesidades se tengan que aplicar.

Partede la información aquí expuesta fue tomada de:

LAZARO, VICTOR, " Sistemas y Procedimientos" Editorial Diana, Mexico.